קבעתם מקום לחתונה, שלחתם הזמנות, יש לכם שמלה וחליפה, רב וקייטרינג, אבל אתם לא בטוחים איך תגיעו לאולם או לגן האירועים, והאם האורחים שלכם מסודרים מבחינת אפשרויות הגעה וחניה.
אלא אם כן אתם מתכננים לסמוך על המזל ולקוות שכולם יצליחו להגיע, כדאי שתתחילו לתכנן את הלוגיסטיקה של הסעות לחתונה, והמקום הכי טוב להתחיל בו הוא המדריך הזה.
מתי כדאי להזמין הסעות לחתונה?
בפרק הזמן של שלושה חודשים עד חצי שנה לפני האירוע, הגיע הזמן לחשוב על הסעות לחתונה, ממש אחרי שסגרתם עם הרב, הזמנתם את האולם, את התקליטן, ובחרתם חברת קייטרינג.
אם אתם מתחתנים באפריל, מאי או יוני, כדאי שתזמינו תחבורה ברמה גבוהה ובמקרה זה רצוי להזמין את שירות ההסעות מוקדם יותר. כדאי לבצע את ההזמנה הסופית באופן אישי על מנת שתוכלו לבדוק את הרכבים ולשאול אילו סוגי רכבים תקבלו.
למי כדאי להזמין שירותי הסעות?
הצעד הראשון שלכם הוא לבחור כמה בני משפחה קרובים וחברים חשובים יגיעו איתכם לאולם האירועים לפני כולם. ברוב המקרים המספר שתגיעו אליו כולל אתכם, את ההורים של שניכם, האחים והאחיות, והסבים והסבתות.
חלק מהזוגות מספקים גם שירותי הסעות לחתונה עבור קרובי משפחה אחרים, אורחים שמגיעים מחוץ לעיר, או לכל האורחים. אז איפה תציבו את הגבול? ההחלטה תתקבל ככל הנראה בהתאם לתקציב, אבל עליכם לקחת בחשבון גם כמה שיקולים נוספים:
מיקום החתונה
אם הרבה אורחים מגיעים מחוץ לעיר, או שאין להם רכבים פרטיים, או שהאולם או גן האירועים נמצאים במיקום שקשה להגיע אליו או שקשה למצוא אותו, כדאי להזמין שירותי הסעות לחתונה עבור האורחים.
שיקולים מיוחדים
מומלץ לחשוב על כל האורחים שיצטרכו להתאמץ להגיע לחתונה ולארגן עבורם תוכנית נסיעה, מהסבתא בת התשעים שאינה נוהגת ושבני משפחה אחרים יצטרכו להסיע אותה לאולם ולהחזיר אותה הביתה, ועד האורחים החשובים שגרים במרחק נסיעה של שעתיים או יותר.
גם אם תחליטו לא להזמין הסעות לחתונה לאורחים מסוימים, עדיין אפשר להקל עליהם.בהזמנות שאתם שולחים, ספקו מידע על אפשרויות תחבורה ציבורית וחניה, כולל מפת הגעה והערכות שנוגעות למחירי נסיעה במוניות או ברכבות, כך שהאורחים יוכלו להתארגן בהתאם. אפשרות מתחשבת נוספת היא הצעות לשכירת רכבים בהנחות.
מתי כולם צריכים להגיע?
כדאי לקבוע את זמני הנסיעה מראש ולתכנן את מסלול הנסיעה עם הנהגים של חברת שירותי הסעות לחתונה שהזמנתם. בקשו מסלולים מומלצים ובחרו את מסלול הנסיעה האידיאלי ביותר, ובהתאם תכננו טווח הגעה של רבע שעה לפני זמן הנסיעה המשוער, כדי לקחת בחשבון פקקי תנועה, עיכובים בלתי צפויים, והתארגנות האורחים ברכבים.
תכנון זמני הנסיעה צריך להיות מוקפד, אחרת אתם מסתכנים במצב בו האורחים לא יגיעו בזמן, או להיפך, הם עשויים להגיע מוקדם מדי. תזומן, כמובן, הוא הכול, אז נסו לתזמן את הנסיעות באופן הגיוני. אם זה לא אפשרי, כדאי להתייעץ עם מנהל חברת שירותי הסעות לחתונה לגבי פתרונות זמינים מבחינת מסלולי נסיעות או קביעת נקודת איסוף מרכזית אחת לכל האורחים.
מה עוד צריך לתכנן לקראת היום הגדול?
מומלץ להכין מסמך עם שמות האורחים, הכתובות שלהם, וזמני האיסוף והחזרה הביתה בסיום האירוע, ולהתקשר לאשר את ההסדרים המתאימים מול חברת שירותי הסעות לחתונה יומיים לפני האירוע, ושוב בבוקר האירוע. על הנהגים לקבל את כל המידע הזה מראש, כולל הוראות מפורטות שנוגעות לכתובות איסוף האורחים וכתובת מפורטת של האולם או גן האירועים.
מומלץ שגם לאורחים יהיה עותק של הוראות מסלול הנסיעה וזמני האיסוף, עם מספר טלפון של איש קשר למקרה חירום. כדאי גם לבחור בן משפחה או חבר קרוב שיפקח על הלוגיסטיקה ביום האירוע ויטפל בכל התרחישים שיתעוררו.